Електронний документообіг (ЕДО) для підприємців: що це й навіщо?

1. Отримайте електронний цифровий підпис (ЕЦП). Цю послугу роблять кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг, реєстр яких можна знайти на сайті https://czo.gov.ua/. Для отримання ЕЦП директору підприємства потрібно звернутися до надавача послуг із документами та пройти ідентифікацію.

2. Розробіть та затвердіть локальні положення та інструкції, які регулюватимуть використання ЕЦП в вашій компанії, процедуру створення, узгодження та підписання електронних документів. Визначте, які саме документи переводяться в безпаперову форму: внутрішні (тобто кадрові, бухгалтерські, управлінські документи компанії) або зовнішні (договори, додаткові угоди, акти виконаних робіт, рахунки фактури і т. ін.).

3. Оберіть програмне рішення для електронного документообігу (це може бути Вчасно, Медок або інші платформи). Зверніть увагу на швидкість та якість технічної підтримки, зручність використання та можливості інтеграції.

4. Внесіть відповідні зміни до текстів договорів, щоб чітко встановити, коли електронний документ набуває чинності, як діяти в разі втрати електронного документу тощо.  

Щодо переваг, які ви отримаєте, перейшовши на ЕДО:

ПЕРША ПЕРЕВАГА: ЕКОНОМІЯ ЧАСУ НА ОБРОБКУ ДОКУМЕНТІВ.

За допомогою ЕДО ви отримаєте необхідні дані значно швидше. Вам більше не потрібно зустрічатись із контрагентом для підписання договору, додаткової угоди або акту; бігати на Нову пошту для обміну примірниками документіві тому подібне. Підписання документу займає пару хвилин часу, де б ви не перебували. Особливо це актуально, коли компанії розташовані в різних містах України.

ДРУГА ПЕРЕВАГА: СУЧАСНІСТЬ.

Перехід до електронного документообігу відображає високий ступінь технологічності та готовність підприємства до інновацій. Це підкреслює сучасний підхід до ведення бізнесу для взаємодії з партнерами.

ТРЕТЯ ПЕРЕВАГА: ЗРУЧНІСТЬ.

Відмова від паперових документів означає звільнення просторів бухгалтерії, полегшуючи роботу бухгалтерів та відділу кадрів. Також ви матимете можливість переїхати в іншу місцевість без перевезення багатьох папок з паперами під час, наприклад, зміни місцеположення бізнесу або, що актуально в наші часи, у разі активних воєнних дій.

ЧЕТВЕРТА ПЕРЕВАГА: КРАЩИЙ ЗАХИСТ ДОКУМЕНТІВ.

Зберігання електронних документів у хмарних сервісах гарантує доступ до них навіть у разі фізичного знищення комп’ютерів підприємства. Усі зміни фіксують в електронній системі документообігу. Це забезпечує надійність та безпеку інформації. Плюс ви маєте доступ до документів 24/7 та можете попрацювати з договором з будь-якої точки світу будь-коли.

П’ЯТА ПЕРЕВАГА: ЕКОНОМІЯ КОШТІВ.

Завдяки ЕДО ви скоротите фінансові та трудові витрати на утримання архіву і більше не витрачатиметесь на папір, друк, конверти, поштові пересилки.

ЩО ЩЕ ВАЖЛИВО ЗНАТИ

Кожен електронний документ вважають оригіналом, а його роздруківку на папері, засвідчену підписом та печаткою особи, розглядають як його копію. Обов’язкові реквізити електронних документів повністю відповідають їхнім паперовим аналогам, а от скан паперового документу не вважають електронним документом. І будьте уважні, бо електронний цифровий підпис не можна передавати іншій особі. Практика знає випадки, коли директор передавав свій ЕЦП бухгалтеру, і потім виявлялось, що поки директор був за кордоном, документи з використанням його ЕЦП підписували у Києві (що можна відстежити за IP-адресою).

Якщо ваше підприємство ще не впровадило електронний документообіг, звертайтеся до нас. Ми готові допомогти вам зробити цей перехід ефективним та безпечним.

Керівниця адвокатського бюро Олени Сітарчук Олена Сітарчук 

Повне або часткове копіювання будь-яких матеріалів сайту, цитування, публікація їх анотованих оглядів допускаються лише за письмового дозволу редакції сайту. Джерело: https://sitarchuk.com.ua/edo-dlya-pidpryyemcziv-shho-cze-j-navishho/